央企管理要素一体化平台如何实现?

管理要素一体化平台概述

实现大型企业的对内数字化转型,有一个业内共识是构建企业的数字化管理模型,将企业生产经营中涉及到的制度、体系、流程、标准、风险、岗位职责等各种管理要素融入模型,用计算机技术对各种要素进行管理、对企业生产经营活动进行分析、预警及干预,从而全面提升企业对管理水平、规避制度漏洞。

在达成上述管理目标的前提下,通过以流程为核心,结合各个管理要素形成一套完整的管理要素一体化平台。

管理要素一体化平台的内容

管理要素一体化平台由管理门户、管理要素平台、低代码开发平台三个子系统组成。其中,管理要素平台提供企业管理模型的建模、维护、发布的工具;低代码开发平台提供管理模型IT落地的开发工具及配套运行支撑服务。

图:管理要素一体化平台功能架构

1、管理要素库

管理要素库模块为企业提供管理要素对象的统一定义、维护工具及存储环境,所有管理要素的维护工作必须通过该模块完成,且受到要素管理流程的统一制约,确保要素对象在企业中的统一性、可控性。要素库所管理的内容允许根据企业的管理需要进行扩展、管理流程允许根据企业的制度进行定制、要素的属性可以根据企业需求进行可视化配置。

2、政策法规库

国家发布法律法规后,管理员在此上传法律法规供全体员工学习。公司体系管理员将法规分类权限分配给下级体系管理员,各体系管理员上传法律法规时输入实施时间,责任角色及备注等,法规发布后所有员工即可在法律法规查看模块查询到对应法规文件。法规作废后不显示在法律法规查看模块,显示在作废法律法规模块。

图:政策法规检索

3、体系文件库

本模块用于管理员维护企业规章制度、体系、标准。不同公司管理员维护对应公司的制度文件,根据制度框架权限模块分配的权限显示制度框架及其下的制度文件。

图:文件体系管理

制度文件上传到平台的同时,系统会根据预置规则解析制度文档内容,同时根据制度文件内的要素标识进行要素识别,识别完成后弹出要素识别结果,要素分别内容包含:组织、角色&职责、术语、记录、制度、流程;

要素识别说明:制度库和要素库都是基于公司进行数据隔离的。以下所有要素匹配都需要在同一公司下进行。

要素识别:识别要素后,用对应组织下的要素名称来验证要素库是否存在此要素,已存在则不添加,未查询到则新增要素。

图:体系文件卡片

组织:制度文档上传后,识别到的角色是组织(如:工程设备管理团队)的要素,系统获取当前操作的制度框架对应根节点名称(如:兴中公司),从组织架构中同名组织(兴中公司)下检索所有的组织信息,若查询存在“工程设备管理团队”,则将该组织要素状态显示为存在,保存后将该组织和当前上传的制度进行关联,否则在组织识别页提示错误,保存后不关联;

角色&职责:制度文档上传后,识别到底角色是角色的要素,继续识别角色要素对应的职责要素,根据职责要素检索对应公司下所有职责名称,标识职责要素状态(选项:新增、已存在),不存在的职责要素在保存制度后自动生成职责和角色数据,并和制度做关联;

制度:制度文档上传后,识别到底色是制度的要素,系统检索对应公司下所有制度名称,标识制度要素状态(选项:新增、已存在),不存在的制度要素在保存制度后自动生成制度框架,并和当前制度做关联;

流程:制度文档上传后,识别到底色是流程的要素,系统检索对应公司下所有流程框架,标识流程要素状态(选项:新增、已存在),不存在的流程要素在保存制度后自动生成流程框架,并和当前上传制度做关联;

术语:制度文档上传后,识别到底色是术语/记录的要素,系统检索术语库全库,标识术语要素状态(选项:存在、不存在),不存在的术语要素在保存制度后自动生成,并和制度做关联。

记录:制度文档上传后,识别到底色是术语/记录的要素,系统检索对应公司下所有记录名称,标识记录要素状态(选项:存在、不存在),不存在的记录要素在保存制度后自动生成,并和制度做关联。

图:体系文件版本控制

图:体系文件预览

4、职责库

本模块用于管理维护角色及职责权限管理要素,管理员可以对角色要素进行统一的管理,为分散维护工作量,角色管理支撑多级授权,已经被赋予权限的组织、人员可在本层级下添加下级角色分类及角色要素,当前层级下的角色分类及角色要素都会根据名称验证唯一性,添加时如角色要素名称已存在则提示“当前角色已存在,不能重复添加”,编辑时已存在则提示“当前角色已存在,请修改名称再提交!”,若不存在则允许保存。

角色要素被修改后,系统会同步更新关联的制度文件内容(根据预置标识修改)。如:角色名称从项目负责人改成项目经理,则需要将对应组织下和角色“项目负责人”相关联的制度文档中的所有“项目负责人”字样改成“项目经理”,系统会生成制度草稿,后续由制度管理员进行制度发布。

角色分类下有角色信息时不允许删除,给出提示信息“当前分类下有子级不可删除”,若此分类下有角色,则提示“当前分类下有角色,不可删除!”,否则提示“确认删除此分类?”用户确认后删除此角色分类。

在定义角色要素后,可以在此基础上定义职责要素。赋予权限的组织、人员即可以为角色要素定义职责要素,职责要素内容包括:职责条款、关联角色、所属分类、关联制度、创建人、创建时间。

职责要素被修改后,系统会自动同步修改关联的制度文件内容(根据预置的标识修改)。

5、风险库

本模块用于对风险要素进行统一管理,管理员可以对风险要素按照业务域、重要性等维度进行分类,在分类下创建全局唯一的风险要素,要素属性包括:风险编号、名称、描述、控制编号、名称、控制内容、实施依据、责任部门等

风险被统一定义后,流程管理员可以在流程活动中引用风险要素,系统会按照流程、业务域、企业等不同维度汇总风险,形成不同级别的风险矩阵。

6、术语库

本模块用于管理维护专业术语及术语分类,管理员可在根目录下添加术语的层级分类,并给所添加层级赋予对应组织权限,赋予权限的组织人员进入到本页面均可维护管理本层级的术语分类和术语要素,无权限的不可见或者不可操作;顶级下添加的层级不需要生成编码

术语要素被修改后,系统会同步修改所关联制度文件里面的术语(全文检索查询原名称替换为最新修改的名称并根据预置标识修改文本)。

7、活动库

本模块用于维护活动分类并查询活动要素所关联的业务流程模型。活动分类树固定为两级:父级为各企业名称和对应各企业子级统一为:执行类(R)、决策类(A)、咨询类(C)、知情类(I),不可新增和编辑。

进入活动管理页面,默认显示当前登录人所在组织的活动库。

8、记录库

本模块用于维护记录要素库及展示该要素的关联情况。赋予权限的组织、人员可在记录分类下添加记录要素,当前层级下的记录要素需根据名称验证唯一性,新增时如记录要素名称已存在则提示“当前记录已存在,不能重复添加”,编辑时则提示“当前记录已存在,请修改名称再提交!”,若不存在则保存此要素。

要素被修改后,系统会同步修改关联制度文件的内容。

9、IT系统库

IT系统库用于定义、维护企业信息化系统,管理员可以按照分类对现有IT系统进行增删改查操作,按照IT系统查看其涉及到对业务领域、业务流程、业务活动。IT系统被统一定义后,流程管理员可以在流程模型的活动属性面板中对IT系统进行引用。

流程中心

流程中心用于构建企业业务架构,定义业务流程模型,实现管理要素融合,最终完成企业管理建模。

流程框架

流程框架帮助企业从流程角度建立业务架构,系统提供了多种展示效果,包括房式视图、列表视图、树形展开视图、业务板块视图,支持下级流 程钻取,显示所有流程数量和已发布流程数量,对于已发布的流程可以跳转至流程社区详情进行查看。

图:业务板块视图

1、流程框架管理

本模块用于从流程角度出发,对企业的业务架构进行定义和描述,管理员可以任意定义企业流程框架的数量、流程框架内部的层级以及框架的属性,从而实现对企业业务的分层、分级。

对每一级流程框架,系统支撑发布过程审批控制及版本管理,方便企业对历史过程追溯以及版本间的数据回滚。

2、流程建模

流程模型包含流程及流程结构化属性两部分组成,流程卡片用于管理流程模型的结构化属性,流程图管理用于绘制流程图。

3、流程卡片管理

此模块用于分类维护及展示流程模型的各项结构化属性信息。

流程基本属性:可以填写和上传流程基本属性信息。

流程支持文件:可以查看多种来源的流程支持文件,也可以上传文件。

流程绩效:可以设置该流程的绩效指标,可以设定KPI考核公式。

关键风险控制点:显示流程图设计器中所添加的KCP数据。

关键成功要素:显示流程图设计器中所添加的KSF数据。

业务规则:可以上传添加和查看业务规则。

流程活动说明:显示流程图设计器中所添加的流程活动信息。

记忆附件模块:为当前"已发布'流程的流程支持文件,当编辑新流程在流程卡片上传附件时,可直接选择记忆附件作为附件上传。

图:流程卡片

流程图管理

此模块用于流程图在线设计,操作简便类似VISIO,符合BPMN2.0国际标准,流程图发布后可以自动在BPM流程引擎中建模。流程图样式风格可定制切换。

图:流程绘图

流程图页签:可同时以页签形式打开多个流程图。

流程图菜单栏:包含打印、刷新、放大、还原、缩小、保存、发布、流程复制返回列表。

发布:保存流程图并返回流程列表,并将流程信息发布到流程社区,同时版本号+1。

流程复制:将其他流程图导入到我当前的导图页面中,导入前有预览功能可以切换到已发布的流程图,与编辑中的进行区分绘制流程图的自动对齐功能。

流程图例:显示流程图例,部分支持点击和拖动,用以绘制流程图。

流程属性查看页签:以查看流程卡片信息,包括流程基本属性、流程支持文件、流程绩效、关键风险控制点 、关键成功要素、业务规则任务点可以设置关键风险控制点、关键成功要素、引用流程、信息表单、信息文档。

流程活动说明查看页签:可以列表展示绘图中的所有任务和IT活动的基本信息。

管理要素融合

基于流程模型(流程图、流程卡片与流程活动属性卡片),可以实现对管理要素的融合,融合要素包括且不限于:政策法规、制度文件、体系、标准、职责、风险、绩效、术语、IT系统等。

图1:标准融合

图2:体系融合

图3:制度融合

图4:术语融合

图5:风险融合

管理要素建模分析

本模块用于对系统中的管理要素、业务模型的建设情况、建设工作效率及落地运行情况进行统计、分析及合规性检查

图1:制度流程建设情况总揽

图2:制度流程建设情况总揽

图3:制度看板

图4:流程建模情况分析

图5:流程运行情况分析

图6:制度运行分析报告

管理体系执行分析

对系统中建设好的各项管理要素,如:体系、标准、制度、流程等,在落地运行的过程中(主要是在IT系统运行),系统提供相应的技术手段抽取运行数据、监控运行过程、评价运行的合规性。

图:基于价值链发现违规流程实例

图:对标流程模型分析违规情况

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